Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Responsable del tratamiento

Club ADXTG Oficial (en adelante, «el Club») es una comunidad de motociclistas que organiza rodadas, reuniones y otras actividades, y administra esta plataforma web y de aplicación instalable (en adelante, «la app»). El Club es el responsable del tratamiento de los datos personales descritos en este documento.

• Responsable: Club ADXTG Oficial
• Naturaleza: Agrupación de hecho, sin personería jurídica constituida
• Domicilio: Medellín, Antioquia, Colombia
• Correo para datos personales: contacto@clubadxtg.com
• Teléfono: +57 300 510 8338

Si necesitas hablar con alguien por temas de datos personales, usa el canal de contacto de arriba o, si ya eres integrante, Mi cuenta → Privacidad de mis datos.

2. Marco legal

Esta política se rige por el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012 (régimen general de protección de datos personales), el Decreto 1377 de 2013 (incorporado en el Decreto Único 1074 de 2015) y las demás normas que los modifiquen o complementen.

3. Principios que aplicamos

• Legalidad: tratamos tus datos conforme a la ley.
• Finalidad: solo los usamos para los fines legítimos del Club que aquí se informan.
• Libertad: los tratamos con tu autorización previa, expresa e informada, salvo que una ley disponga otra cosa.
• Veracidad y calidad: la información que nos das debe ser veraz, completa y actualizada; es tu deber mantenerla al día.
• Transparencia: puedes saber en cualquier momento qué datos tuyos tenemos.
• Acceso y circulación restringida: solo acceden a tus datos las personas autorizadas y los proveedores necesarios para operar la app (sección 10).
• Seguridad y confidencialidad: aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas, y quienes intervienen en el tratamiento guardan reserva, incluso después de que termine tu relación con el Club.
• Temporalidad: conservamos los datos solo el tiempo necesario (sección 12).
• No discriminación: el Club prohíbe cualquier acto discriminatorio basado en tus datos personales.

4. Qué datos recolectamos

Los que tú nos das

• Identificación y contacto: nombre, apellido, apodo (opcional), cédula, correo, teléfono y fecha de nacimiento.
• Perfil: foto de perfil o ícono, y si quieres que otros integrantes vean tu cumpleaños (solo día y mes) o tu foto en la galería de Comunidad.
• Motos y documentos: placa, marca, modelo, cilindraje, color, kilometraje y fotos de tus motos; y las fechas de vencimiento de tu licencia de conducción, SOAT y revisión técnico-mecánica. Si registras a otra persona como conductor de tu moto, el sistema guarda ese vínculo.
• Ficha médica (dato sensible, opcional): tipo de sangre, EPS o seguro médico, alergias o condiciones médicas y contacto de emergencia (sección 6).
• Acompañantes e invitados: nombre, tipo y número de documento, fecha de nacimiento y datos de contacto de las personas que inscribes contigo (sección 8).
• Contenido que publicas: reseñas y recomendaciones de lugares, comentarios al enviar insignias a otros integrantes, propuestas de actividades, reportes de convivencia y solicitudes de datos (ARCO).
• Pedidos y pagos: productos que pides en la tienda, comprobantes de pago, aportes y pagos de actividades.

Los que se generan al usar la app

• Actividad en el Club: inscripción, asistencia, check-in y check-out (con código QR y, si la actividad lo exige, tu ubicación en ese momento), excusas, puntos de experiencia, nivel e insignias, y la categoría de membresía (Aspirante, Oficial u otras).
• Ubicación: solo cuando haces check-in en una actividad que lo verifica o cuando activas el botón SOS; no seguimos tu ubicación de forma continua.
• Encuestas: tus calificaciones de las actividades son anónimas: quien las gestiona ve resultados, no quién respondió.
• Notificaciones: tu suscripción a notificaciones (push) y las notificaciones que recibes.
• Datos técnicos: dirección IP, tipo de dispositivo y registros de funcionamiento que generan nuestros proveedores de alojamiento para la seguridad del servicio.
• Registro de actividad administrativa: cuando un líder o administrador cambia algo importante (por ejemplo tu categoría, un permiso o un documento), queda constancia de quién lo hizo y cuándo.

5. Para qué usamos tus datos (finalidades)

• Gestionar tu membresía: registro, aprobación, categorías, carnet digital y validación de tu condición de integrante ante aliados del Club.
• Organizar y operar las actividades: inscripciones, cupos, asistencia, cobros, listas de asistentes, encuestas de satisfacción y puntos de experiencia.
• Velar por la seguridad en las rodadas: verificar documentos al día, alertas SOS, atención de emergencias y avisos de pico y placa.
• Comunicarnos contigo: avisos dentro de la app, notificaciones push, correo y, si te unes al grupo oficial, WhatsApp. Incluye noticias del Club y de la marca de motos con la que el Club se identifica, cuando sean relevantes para los integrantes.
• Administrar la tienda, los pagos y la tesorería del Club con trazabilidad.
• Mantener la convivencia y aplicar el Reglamento Interno, incluido el comité de convivencia y el régimen disciplinario.
• Mostrar a otros integrantes lo que tú elijas compartir (sección 9) y mostrar al público fotos y videos de las actividades (sección 7).
• Ejercer y defender los derechos del Club y cumplir obligaciones legales.
• Elaborar estadísticas del Club sin identificarte (por ejemplo asistencia promedio o crecimiento).

No vendemos tus datos ni los usamos para fines distintos de los aquí descritos. Si algún día quisiéramos usarlos para una finalidad nueva, te lo informaremos y, cuando la ley lo exija, te pediremos una nueva autorización.

6. Datos sensibles: ficha médica

El tipo de sangre, la EPS o seguro médico, las alergias o condiciones médicas y el contacto de emergencia son datos sensibles: afectan tu intimidad y su uso indebido podría discriminarte. No estás obligado a diligenciarlos y el Club no condiciona tu membresía a que lo hagas.

Si decides completarlos, autorizas su tratamiento exclusivamente para que, ante una emergencia real durante una actividad, un líder o administrador del Club pueda asistirte y avisar a tu contacto. Técnicamente, tu ficha médica solo la puedes leer tú; un líder o administrador accede a ella únicamente mientras exista una alerta SOS activada por ti, y solo mientras esa alerta siga activa.

Puedes corregir o borrar tu ficha médica cuando quieras desde tu cuenta. Si el Club necesitara datos sensibles adicionales, te pediremos tu consentimiento específico y por separado.

7. Fotografías y videos (uso de imagen)

En las actividades del Club se toman fotografías y videos que se usan para registrar memorias, promocionar el Club y publicarse en sus redes sociales, en esta página y en otros medios del Club. Al inscribirte y asistir, autorizas ese uso de tu imagen.

Tu derecho a oponerte: puedes pedirnos, en cualquier momento, que dejemos de publicar una imagen tuya o que la retiremos de nuestras publicaciones, escribiendo al canal de contacto. Atenderemos la solicitud hacia el futuro y retiraremos lo que esté bajo nuestro control; no podemos eliminar copias que terceros ya hayan descargado o compartido por su cuenta.

No usamos reconocimiento facial ni otros datos biométricos. La foto de perfil y las fotos de tus motos que subes a la app solo se muestran a otros integrantes si marcas la casilla de compartir en la galería.

8. Menores de edad, acompañantes e invitados

La app está dirigida a personas mayores de edad. Si en una actividad participa un menor, el tratamiento de sus datos e imagen requiere la autorización previa de su padre, madre o representante legal, que responde por el menor, y se hará respetando sus derechos fundamentales y su interés superior.

Acompañantes que no son integrantes: puedes guardar en tu lista a personas que sueles llevar (nombre, tipo y número de documento, fecha de nacimiento, que puede ser la de un menor). Esos datos los ves solo tú y se usan únicamente para inscribirlas en las actividades a las que las lleves. Al hacerlo declaras contar con su autorización, o la de su representante legal, y debes informarles esta política. Sus datos se anonimizan automáticamente una semana después de que termine la actividad: el Club solo conserva que hubo un acompañante.

Invitados externos: quien se inscribe con un enlace de invitación entrega sus datos (nombre, teléfono, cédula, placa y contacto de emergencia) para esa actividad y acepta esta política al hacerlo.

9. Quién ve tus datos

Otros integrantes

Ven tu nombre (y tu apodo, si lo pones), tu categoría, tu nivel y puntos, y las insignias que reciben o envían. Ven tu foto, tu cumpleaños (solo día y mes) o tus motos en la galería únicamente si tú lo habilitas. Nunca ven tu cédula, teléfono, correo, documentos ni ficha médica por ese medio.

Líderes y administradores

Acceden a los datos que necesitan para su función y solo si el Club les dio el permiso correspondiente (por ejemplo, verificar documentos, aprobar ingresos, gestionar actividades o tesorería). Sus acciones importantes quedan en un registro de actividad. La ficha médica sigue la regla de la sección 6.

Público

La página pública muestra cifras agregadas del Club, actividades públicas y videos o fotos que el Club decida publicar.

Aliados comerciales

Un aliado puede validar, mediante el código QR de tu carnet digital, que eres Oficial vigente: ve tu nombre, nivel y foto durante unos minutos, nunca tus datos de contacto ni documentos. Cada validación te llega como aviso.

10. Proveedores que tratan datos por encargo del Club y transferencia internacional

Para operar la app usamos proveedores que tratan datos personales por cuenta del Club (encargados del tratamiento). Solo los usan para prestarnos su servicio:

• Supabase (base de datos, autenticación y funciones): los datos se almacenan en servidores ubicados en Canadá.
• Vercel (alojamiento de la aplicación): infraestructura en Estados Unidos.
• Cloudinary (almacenamiento de imágenes: fotos, flyers y comprobantes): infraestructura internacional.
• Proveedor de correo electrónico (envío de los correos de confirmación y recuperación de contraseña).
• Servicios de notificaciones push de los navegadores y sistemas operativos (Google, Apple, Mozilla, Microsoft) para entregar los avisos que activaste.
• OpenStreetMap (mapas): al abrir un mapa, ese servicio recibe tu dirección IP.
• Instagram, YouTube, TikTok y Facebook: los videos de la página pública se abren o reproducen en esas plataformas; mientras no los reproduzcas, la página no carga contenido de ellas. Si los reproduces, se aplican sus propias políticas.

Esto implica que tus datos pueden ser transmitidos y almacenados fuera de Colombia. Al aceptar esta política autorizas expresamente esa transferencia y transmisión internacional, y el Club exige a sus proveedores condiciones de seguridad y confidencialidad adecuadas.

11. Cookies y almacenamiento en tu dispositivo

La app usa solamente lo estrictamente necesario para funcionar, por lo que no pedimos un banner de aceptación:

• Cookie de sesión para mantenerte conectado de forma segura.
• Almacenamiento local para recordar tu tema claro u oscuro, la pestaña que elegiste y una copia de tu carnet digital y ficha médica para verlos sin señal.
• Service worker de la aplicación instalable, para recibir notificaciones y registrar una alerta SOS sin conexión.

No usamos cookies de publicidad ni de analítica de terceros. Si en el futuro lo hiciéramos, te lo informaremos y te pediremos autorización antes de activarlas. Puedes borrar estos datos desde la configuración de tu navegador; tendrás que volver a iniciar sesión.

12. Cuánto tiempo conservamos tus datos

Mientras eres integrante

Conservamos tus datos durante el tiempo que mantengas tu condición de integrante, y el tiempo adicional necesario para cumplir las finalidades de esta política y las obligaciones legales.

Cuando sales del Club

Sales del Club si dejas de ser integrante por retiro voluntario o por expulsión. En ese caso:

• Conservamos de forma indefinida solo tus datos básicos: nombre, cédula, celular, correo y las placas de las motos que registraste. La finalidad es mantener el control de quiénes fueron integrantes, la trazabilidad de las decisiones disciplinarias, la seguridad de las actividades y la defensa del Club ante reclamaciones.
• Eliminamos los demás datos e históricos: fotos, fecha de nacimiento, apodo, ficha médica, documentos, kilometraje y detalles de las motos, asistencia, puntos, insignias, reacciones, notificaciones, suscripciones push, acompañantes y demás información de tu actividad. La eliminación se ejecuta de forma automática pasado un periodo de gracia de 30 días desde la salida (para poder corregir un error); pasado ese plazo no se puede deshacer.
• Conservamos también la constancia de las autorizaciones que otorgaste (por ejemplo, la aceptación de esta política), tus solicitudes de datos personales, los registros de pagos y pedidos (los exige la contabilidad del Club) y los casos de convivencia en los que participaste, porque en ellos aparecen otros integrantes.

Otros plazos

• Los datos de acompañantes que no son integrantes se anonimizan una semana después de la actividad.
• Los avisos de pico y placa se borran 8 días después de enviarse.
• Las copias de seguridad, cuando existan, se renuevan periódicamente y no se usan para otros fines.

13. Tus derechos y cómo ejercerlos

Como titular de tus datos tienes derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización que nos diste.
• Ser informado del uso que se ha dado a tus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Club.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de tus datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos. Para los datos básicos de la sección 12 evaluaremos cada solicitud: los conservaremos únicamente cuando exista una razón legal o de seguridad que lo justifique y te la explicaremos.
• Acceder de forma gratuita a tus datos personales.

Cómo: si eres integrante, desde Mi cuenta → Privacidad de mis datos (queda registro y número de seguimiento). Si no lo eres, escribiendo a contacto@clubadxtg.com. Para atender tu solicitud podremos pedirte que confirmes tu identidad.

Plazos: las consultas se responden en máximo 10 días hábiles (prorrogables por 5 más, avisándote los motivos). Los reclamos (rectificar, suprimir, revocar) se resuelven en máximo 15 días hábiles (prorrogables por 8 más); si el reclamo está incompleto te lo informaremos dentro de los 5 días siguientes para que lo completes.

14. Seguridad

Cada integrante solo ve sus propios datos personales y sensibles, con controles de acceso a nivel de fila en la base de datos; los permisos de líderes y administradores son específicos y quedan auditados. La comunicación va cifrada y el acceso a los servicios donde se guardan los datos está protegido con credenciales. Ningún sistema es infalible: si ocurriera un incidente que afecte tus datos, te lo informaremos y lo reportaremos a la autoridad cuando corresponda.

Tú también cuidas tus datos: no compartas tu contraseña ni tu carnet digital, y cierra la sesión en dispositivos ajenos.

15. Deberes del Club

• Garantizarte el pleno ejercicio de tus derechos.
• Solicitar y conservar copia de la autorización que nos diste.
• Informarte la finalidad de la recolección y los derechos que te asisten.
• Conservar la información con condiciones de seguridad.
• Actualizar y rectificar la información cuando sea incorrecta.
• Tramitar las consultas y los reclamos en los plazos de la ley.
• Informar a la autoridad si se presentan violaciones a los códigos de seguridad.

16. Vigencia y cambios

Esta política rige desde su fecha de publicación (versión 2026-10-08) y mientras el Club desarrolle sus actividades. Si la cambiamos de forma material, te pediremos una nueva aceptación la próxima vez que uses la app; la versión vigente y su fecha aparecen siempre al inicio de este documento.